Lieferanten-Onboarding: Neue Lieferanten von Anfang an besser verstehen
Beim Lieferanten-Onboarding werden Stammdaten, Ansprechpartner und Vertragsinformationen erfasst. Gerade bei wichtigen Lieferanten kann es sinnvoll sein, zusätzlich das Unternehmen dahinter zu betrachten: Eigentümer, Beteiligungen, Geschäftsführung, Verflechtungen und wirtschaftliche Entwicklung.
Gutes Lieferanten-Onboarding schafft eine belastbare Ausgangsbasis
Je sauberer die Informationen zu Beginn einer Geschäftsbeziehung sind, desto leichter lassen sich spätere Veränderungen erkennen. Das Onboarding ist deshalb ein sinnvoller Zeitpunkt, um nicht nur operative Stammdaten zu erfassen, sondern auch Unternehmensstrukturen einzuordnen.
Unternehmen eindeutig zuordnen
Sicherstellen, welche rechtliche Gesellschaft tatsächlich Vertragspartner wird.
Strukturen verstehen
Eigentümer, Beteiligungen und verbundene Unternehmen bereits zu Beginn nachvollziehen.
Ausgangslage dokumentieren
Eine belastbare Basis schaffen, mit der spätere Veränderungen verglichen werden können.
Welche Unternehmensinformationen können ins Lieferanten-Onboarding einfließen?
Welche Gesellschaft wird tatsächlich als Lieferant aufgenommen?
Wer steht direkt und indirekt hinter dem Unternehmen?
Welche weiteren Gesellschaften gehören zum Unternehmensumfeld?
Wer ist aktuell für das Unternehmen vertretungsberechtigt?
Welche Beziehungen bestehen zu anderen Unternehmen und Personen?
Wie stabil waren Geschäftsführung und Verantwortlichkeiten?
Wie hat sich das Unternehmen wirtschaftlich entwickelt?
Welche relevanten Veränderungen gab es vor Beginn der Geschäftsbeziehung?
Der Lieferant im Stammsatz ist nicht immer das vollständige Bild
Ein neuer Lieferant wird im ERP-System angelegt. Firmierung, Adresse, Bankverbindung und Ansprechpartner sind vollständig erfasst.
Was dabei zunächst nicht sichtbar sein muss: Der Lieferant gehört zu einer größeren Unternehmensgruppe, ist über mehrere Beteiligungsebenen mit anderen Gesellschaften verbunden oder teilt sich Eigentümer mit einem bereits bestehenden Lieferanten.
Das Lieferanten-Onboarding kann deshalb der richtige Zeitpunkt sein, um neben den Stammdaten auch das Unternehmensnetzwerk hinter dem neuen Partner zu verstehen.
Lieferanten-Onboarding in vier Schritten
Identifizieren
Die richtige Gesellschaft eindeutig bestimmen.
Prüfen
Eigentümer, Geschäftsführung und zentrale Unternehmensdaten betrachten.
Verstehen
Beteiligungen und Unternehmensverflechtungen einordnen.
Dokumentieren
Eine Ausgangsbasis für spätere Überprüfungen schaffen.
Nicht jeder neue Lieferant braucht dieselbe Prüftiefe
Wie umfangreich ein Lieferant bereits beim Onboarding betrachtet werden sollte, kann von seiner Bedeutung für das eigene Unternehmen abhängen.
Standardlieferant
Gut ersetzbar, geringes Volumen und geringe operative Bedeutung.
Wichtiger Lieferant
Höheres Einkaufsvolumen oder relevante Bedeutung für Prozesse und Projekte.
Kritischer Lieferant
Ein Ausfall könnte Produktion, Kunden oder zentrale Leistungen erheblich beeinträchtigen.
Warum eine gute Ausgangsbasis später wertvoll wird
Unternehmen verändern sich. Gesellschafter wechseln, Beteiligungen entstehen, Geschäftsführer werden ausgetauscht und wirtschaftliche Kennzahlen entwickeln sich weiter.
Eigentümerwechsel erkennen
Spätere Veränderungen mit der ursprünglichen Struktur vergleichen.
Personelle Veränderungen sehen
Wechsel bei Geschäftsführung und Prokura nachvollziehen.
Strukturveränderungen einordnen
Neue Beteiligungen, Holdings oder Unternehmensverbindungen erkennen.
Lieferanten-Onboarding mit firmendossiers.de ergänzen
Firmendossiers können die klassische Erfassung von Lieferantenstammdaten um den Blick auf Unternehmensstruktur, Personen und wirtschaftliche Entwicklung ergänzen.
Eigentümerstruktur
Direkte und indirekte Eigentümer nachvollziehen.
Beteiligungen
Verbundene Unternehmen über mehrere Ebenen betrachten.
Netzwerkdiagramm
Unternehmen und Personen grafisch miteinander verbinden.
Geschäftsführung & Prokura
Aktuell handelnde Personen strukturiert einordnen.
Personenhistorie
Frühere Veränderungen bei Verantwortlichen nachvollziehen.
Finanzkennzahlen
Die wirtschaftliche Entwicklung des neuen Lieferanten betrachten.
Vom Onboarding zum Lieferantenmonitoring
Das Onboarding beantwortet vor allem die Frage: Mit wem beginnen wir diese Geschäftsbeziehung?
Das spätere Lieferantenmonitoring ergänzt die Frage: Was hat sich seitdem verändert?
Eine sauber dokumentierte Ausgangslage erleichtert deshalb, relevante Veränderungen bei wichtigen Lieferanten später schneller zu erkennen.
Weitere Themen rund um neue Lieferanten
Häufige Fragen zum Lieferanten-Onboarding
Sie möchten einen neuen Lieferanten von Anfang an genauer einordnen?
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